Field Service Management Software für Schweizer Baustoffhersteller Holcim. „Das Ökosystem hat unsere Prozesse harmonisiert“
Viele Unternehmen decken ihre Logistik- und Instandhaltungsprozesse über externe Dienstleister ab. Dabei ist es eine Herausforderung, die mobile Auftragsabwicklung effizient zu organisieren und gleichzeitig zu überprüfen, ob die externen Dienstleister Compliance-konform arbeiten. Ein führender Baustoffhersteller aus der Schweiz nutzt eine Software für Field Service Management, um eine maximale Transparenz in den Supply Chain Prozessen zu erreichen.
Obwohl die Digitalisierung vieler Geschäftsprozesse in den meisten Unternehmen einen hohen Stellenwert eingenommen hat, haben nicht alle der umgesetzten Maßnahmen die Effizienz gesteigert. Eine App für das Lieferantenmanagement, ein separates Tool für die Reisekostenerfassung und Zeitrückmeldung der Fahrer, eine spezielle Anwendung für Schulungen und so weiter. Das Installieren und Bedienen von mehreren Applikationen ist zeitaufwändig und trägt weder dazu bei, die Prozesse zu beschleunigen noch ist es benutzerfreundlich.
Benutzerfreundliches Ökosystem, das viele Funktionen vereint
Das bemerkte auch die Holcim (Schweiz) AG, einer der führenden Baustoffhersteller der Schweiz und Tochtergesellschaft der global tätigen Holcim Ltd. „Wir wollten unseren Mitarbeitern und Dienstleistern nicht zehn verschiedene Apps für zehn verschiedene Anwendungsbereiche zumuten. Die Idee war, ein digitales Ökosystem zu implementieren, das benutzerfreundlich ist und an einem Ort alle Funktionen vereint”, erläutert Andreas Schmid, Supply Chain Process Specialist Holcim Schweiz AG.
Zusammen mit dem Projektpartner Mobile Function aus Süddeutschland entstand so die Applikation „Savanna“. „Nach und nach haben wir verschiedene Excellisten und Standalone-Software-Lösungen ersetzt und die Prozesse im neuen digitalen Ökosystem ohne Medienbrüche abgebildet”, so Schmid.
Zu Beginn der Zusammenarbeit mit einem Dienstleiter werden jetzt alle Schritte der Lieferantenqualifizierung digital durchgeführt. Alle Dienstleister haben Zugang zum Cloud-basierten Savanna-Ökosystem, um die von Holcim geforderten Sicherheits- und Compliance-Dokumente direkt im Portal zu bearbeiten. Außerdem können Sie selbst ihre Mitarbeiter administrieren, welche wiederum die notwendigen Onlineschulungen direkt auf der Savanna-App durchführen können.
Im Logistikbereich wurden die bisherigen „Track&Trace-Lösungen“ ersetzt und funktional so erweitert, um zukünftig papierloses Arbeiten zu ermöglichen. Unter anderem wurde die Wartezeitenabrechnung automatisiert, so dass die Backoffice-Mitarbeiter nicht mehr jede – auf dem Papierlieferschein vermerkte – Wartezeit manuell abrechnen müssen.
Alle erfassten Daten (z.B. Geopositionen, berechnete Ankunftszeit) werden in Echtzeit an die angebundenen Logistik- und Kundenplattformen übermittelt. Somit ist eine vollständige Prozesstransparenz bis hin zum Kunden sichergestellt. „Dank der verfügbaren Real-Time-Daten öffnen wir die “Blackbox” auf dem Weg zum Kunden und können damit mögliche Verspätungen frühzeitig erkennen und entsprechend gegensteuern. Ausserdem wird mittels RFID-Scan am Kundensilo sichergestellt, dass am richtigen Ort entladen wird”, erläutert Matthias Howald, Head Logistics.
Automatisierte Compliance-Checks als Teil des Auftragsabwicklungsprozesses
Über das Tool können die Holcim-Mitarbeiter nicht nur kontrollieren, ob die Drittfirmen Compliance-konform arbeiten, sondern die Software blockiert auch automatisch bestimmte Funktionen, wenn Prozessschritte nicht eingehalten werden. Beispielsweise werden die Touren für LKW-Fahrer in der App blockiert, wenn der Fahrer die notwendigen Schulungen nicht absolviert hat. Ebenso können Firmen ohne vollständige Qualifikationsunterlagen nicht mehr an neuen E-Tenderings teilnehmen. „Durch die Prozessharmonisierung im Savanna Ökosystem war es recht einfach möglich die verschiedenen Prozesse miteinander zu verknüpfen. Dadurch erhöhte sich automatisch die Compliance unserer Dienstleister und der Automatisierungsgrad unserer Prozesse“, freuen sich Luis Sanchez, Head Health&Safety und Luis Pachas, Head Procurement, gleichermaßen.
Fazit: Savanna als Treiber der digitalen Transformation
Als positiven Nebeneffekt sind auch die internen Abteilungen enger zusammengewachsen. Schmid: „Das System kennt keine Sparten- und Ländergrenzen. Es ist ein wirkliches Ökosystem, dass unsere Prozesse harmonisiert und digitalisiert hat.” Außerdem ist ein wichtiger Schritt in Richtung digitale Transformation gelungen. Durch die flexible und dynamische Arbeitsweise mit dem Projektpartner ist es gelungen, Nutzerwünsche für das System zeitnah umzusetzen. Diese Motivation der Mitarbeiter hatte positive Auswirkungen auf das Change-Management und war ein entscheidender Erfolg für das digitale Transformationsprojekt.
Mittlerweile wurden die Erwartungen hinsichtlich der Savanna-Benutzerzahlen weit übertroffen. Im Moment gibt es rund 2.450 aktive User; davon 300 Holcim Benutzer, 1.300 aktive Benutzer von Drittdienstleistern sowie 750 aktive LKW-Fahrer, die die App für die mobile Auftragsabwicklung nutzen. Ursprünglich lag die geplante Endausbaustufe bei 1.500 Anwendern, aber auch jetzt kommen monatlich bis zu 150 neue Benutzer hinzu.
Dass die Field Service Management Software so gut angenommen wird, hat auch viel damit zu tun, dass das Produkt um individuelle Kundenwünsche erweiterbar ist. Für Schmid bietet die Digitalisierungsplattform ENGINE4 von Mobile Function genau die richtige Mischung aus Standard-Framework und Customization, kombiniert mit einem kompetenten Kundenservice, der auch bei speziellen Anfragen schnell reagiert. Außerdem haben ihn die offenen Schnittstellen der Lösung überzeugt, über die andere Systeme problemlos angebunden werden können. „Eine Software ist nur dann sinnvoll, wenn sie integriert ist”, so Schmid.
Veröffentlichte Berichte in den Medien
Field Service Management: Digitales Ökosystem für Holcim
Quelle: logistra.de / Praxismagazin für Nfz-Fuhrpark und Lagerlogistik