Field Service Management Software für Dienstleister der Energie- und Immobilienwirtschaft. „Die neue Lösung ist ein Datenmagnet und eine Effizienzmaschine“
Die effiziente Organisation des technischen Außendienstes ist ein Erfolgsfaktor für Unternehmen. Es gilt nicht nur, die optimalsten Routen zu erstellen, um Aufwand und Kosten zu reduzieren und Nachhaltigkeit und Effizienz zu steigern. Sondern der Außendienst soll durch mobile Apps während der Touren auf Informationen zugreifen sowie Aufträge revisionssicher dokumentieren können. Maßgeschneiderte Softwarelösungen für Field Service Management (FSM) sind daher ein wertvolles Tool für Unternehmen, die viele Außendienstmitarbeiter koordinieren müssen. Auch ein Dienstleister für den Bereich der Energie- und Immobilienwirtschaft aus Baden-Württemberg hat sich für die Implementierung einer passgenauen Software entschieden, um seine Einsatzplanung zu optimieren.
Die smetex GmbH aus Karlsruhe übernimmt deutschlandweit die herstellerunabhängige Installation und Wartung von Energie- und Wasserzählern für deutsche Netzbetreiber, lokale Stadtwerke und überregionale Unternehmen der Energie-, Wasser- und Immobilienwirtschaft. Die Techniker wechseln nicht nur turnusmäßig die Energiezähler in privaten Haushalten, sondern ermöglichen auch den flächendeckenden Rollout intelligenter Messsysteme, so genannter Smart-Meter. Die 80 Mitarbeiter im Außendienst erledigen zwischen 20 und 30 Aufträge pro Tag. Die Stopps und die Route jedes Einzelnen so effizient wie möglich zu organisieren ist eine große Herausforderung für die Disposition. „Für uns ist die Einsatzplanung ein sehr kritischer Punkt: Wir müssen unsere Ressourcen, die Materialwirtschaft und die Wünsche unserer Auftraggeber und deren Kunden in Einklang bringen und das über 300.000-mal im Jahr, treffsicher in einem erfolgreichen 90-Minuten-Zeitfenster.”, so smetex-Geschäftsführer Christian Staschinski.
„Große Dynamik im Zeitablauf verlangt nach einer flexiblen Lösung“
Weil die Termine außerdem mit den Mietern und Wohnungseigentümern abgestimmt werden müssen, erfolgt die Planung etwa einen Monat vor dem eigentlichen Einsatz. Nicht selten kommt es vor, dass es kurz vor dem vereinbarten Datum zu Änderungswünschen kommt. „Zwischen dem 1. Termin, den man plant, und dem Tourdatum kann sehr viel passieren. Die große Dynamik im Zeitablauf verlangt nach einer sehr flexiblen Lösung, die immer wieder optimiert werden kann. Da kam unser bisheriges Tool für die Einsatzplanung einfach an seine Grenzen”, erinnert sich Staschinski.
Die Auswahlkriterien für eine neue Software für das FSM lauteten bei smetex daher: eine maßgeschneiderte Lösung, die individuell auf Herausforderungen eingehen kann und äußerst flexibel ist. Staschinski erinnerte sich an die Firma Mobile Function, die ihm vor kurzem die Low-Code-Plattform ENGINE4.YOU vorgestellt hatte; eine Digitalisierungsplattform für maßgeschneiderte Unternehmenssoftware für die digitale Serviceabwicklung und automatische Einsatzplanung, deren fertige Standardbausteine um individuelle Funktionen erweitert werden können. Nach ein paar Gesprächen kam es dann 2019 zur konkreten Zusammenarbeit, um eine umfassende neue FSM-Lösung für smetex zu implementieren.
Standardbausteine um individuelle Funktionen erweitern
Das Ziel war von Anfang an, nicht nur ein FSM-System zu entwickeln, das genau auf die Anforderungen von smetex zugeschnitten ist, sondern so viele Informationen wie möglich und gewisse ERP-Funktionen darin mit aufzunehmen. Dazu gehören zum Beispiel die Zeiterfassung sowie Personal- und Vertragsdaten, zum Beispiel die Zuordnung von Fahrzeugen, Tank- und SIM-Karten für jeden einzelnen Monteur. „Wir erfassen im Laufe des Tages so viele Daten wie möglich in dem System. Das Schöne ist, dass die Software alle Informationen auswertet und voll ausschöpft. Das ist wie ein Datenmagnet”, ist Staschinski begeistert.
Die Disposition kann jetzt für die Einsatzplanung auf eine digitale Plantafel und automatische Ressourcenplanung zurückgreifen. Das Modul für eine automatische Tourenplanung haben smetex und Mobile Function gemeinsam nach individuellen Anforderungen entwickelt. Von der Berechnung optimaler Einsatztouren und die Verteilung geschnürter Arbeitspakete auf die Servicetechniker bis hin zum Versand von Anschreiben an Endkunden zur Terminabstimmung läuft heute der gesamte Dispositionsprozess vollautomatisch. Die Techniker nutzen während ihrer Einsätze eine mobile App für Tablet und Smartphone. Hier wird der Monteur durch alle Prozessschritte geleitet und dokumentiert die Auftragsdurchführung.
Aufwand in der Disposition hat sich um 50% reduziert
lle Mitarbeiter sind bereits für die Anwendung geschult worden. smetex führt das System derzeit schrittweise für seine laufenden und neuen Projekte ein. Das Ziel für 2022 lautet, 80% aller Projekte über das neue System abzuwickeln. Schon jetzt zeigen sich ganz klar die positiven Auswirkungen der FSM-Lösung. Durch die Automatisierung und das intelligente Prozessdesign konnten im Bereich der Disposition die administrativen Tätigkeiten und der Aufwand um etwa 50% reduziert werden. So hat der Innendienst wertvolle Zeit für die Klärung von spezifischen Fragen und die persönliche Kundenbetreuung gewonnen. Neben dieser massiven Entlastung sind die Touren für den Außendienst jetzt effizienter, zeit- und kostensparender. „Bei einer höheren Auftragsdichte haben wir die gefahrenen Kilometer um bis zu 20% reduziert. Das hat nicht nur einen positiven wirtschaftlichen, sondern auch einen Umwelteffekt”, so Staschinski, „außerdem können wir mit demselben Innendienst-Team nun zusätzliche Techniker im Außendienst steuern und so schneller wachsen.“
Die Geschäftsführung von smetex freut sich, dass die Investition so schnell positive Effekte zeigt. Staschinski: „Die Entwicklung war eine strategische Entscheidung für die nächsten 20 Jahre und kostenintensiv. Wir haben uns aber bewusst für die Investition in eine zukunftsfähige Lösung wie die von Mobile Function entschieden. Sie ist das Rückgrat unseres Geschäfts, darüber bilden wir das gesamte Business und alle Geschäftsprozesse ab.”
Die Zusammenarbeit war für alle Beteiligten so erfolgreich, dass smetex jetzt auch als Vertriebspartner für Mobile Function fungiert. Das bedeutet, dass smetex seine gemeinsam mit Mobile Function entwickelte Branchenlösung auch weiteren Dienstleistern als Cloud-Plattform bereitstellt.
Außerdem können z. B. Stadtwerke oder Energieversorger bestimmte Dienstleistungen, die sie intern nicht effizient und kostendeckend erbringen können, an smetex auslagern. So übernimmt beispielsweise der smetex-Innendienst in Karlsruhe auf Wunsch die Einsatzplanung und Steuerung von externen Außendienstmitarbeitern sowie alle weiteren administrativen Aufgaben für den Service, wie Postversand, Kundenkommunikation, Terminvergabe und vieles mehr.
Fazit
Die Digitalisierung der Service-Abteilung ist ein wichtiger Wettbewerbsvorteil und bringt große Vorteile, sowohl für die Gestaltung interner Prozesse als auch für die Kunden. Auch ein Dienstleister für den Bereich der Mess- und Regeltechnik aus Karlsruhe hat eine innovative Software für mobile Auftragsabwicklung und digitales Field Service Management implementiert, um das hohe Auftragsvolumen der Techniker optimal zu organisieren. Die passgenaue Unternehmenssoftware ermöglicht einen digitalen Service-Workflow von der Auftragserfassung über die automatische Einsatzplanung bis hin zu mobiler Zeiterfassung und digitalem Servicebericht per App.
Veröffentlichte Berichte in den Medien
Automatisierte Einsatzplanung und mobile Auftragsabwicklung
Quelle: www.50komma2.de