Digitale Dienste für Handwerker. Das Handwerk hat mit smarten Tools nun die Hände frei
Kleine Handwerksbetriebe, Soloselbständige und Lohnunternehmer arbeiten tagsüber auf der Baustelle bzw. vor Ort beim Kunden und müssen abends die anfallenden Verwaltungs- und Abrechnungsaufgaben erledigen. Ein Schweizer Start-Up hat in Kooperation mit einem deutschen Softwarehaus auf Basis einer standardisierten Lowcode-Plattform eine cloudbasierte Lösung entwickelt, die Handwerkern den Rücken und damit die Hände freihält. Sie umfasst alle Prozessschritte von der Angebotserstellung bis zur Rechnung. Der Charme: Über eine App können alle Leistungen bereits mobil vor Ort erfasst werden.
Der Schweizer Dienst KMUNDO des Software Start-Ups Starsolutions aus Riggisberg, Schweiz, bietet für KMU, Klein- und Lohnunternehmer sowie Soloselbständige aus dem Handwerk eine Cloud-Plattform als Standardlösung an, über die sie ihre Aufträge, Angebote, Leistungserfassung und Rechnungen einfach und digital abwickeln können. Eine App ergänzt und komplettiert das Angebot. Die Cloud-Software KMUNDO wurde als White-Label-Lösung implementiert. Technologische Basis ist die Lowcode-Plattform ENGINE4 des deutschen Softwarespezialisten Mobile Function.
Die Idee für KMUNDO wurde bei der Suche nach einem passenden Tool geboren, das Handwerker, kleine Betriebe und Lohnunternehmen bei den täglichen Aufgaben unterstützen und entlasten kann. Der Bruder von KMUNDO-Gründer Bruno Maurer, der im Handwerk selbständig ist, holte Maurers Hilfe ein, da ihn die Geschäftsverwaltung über Excel-Listen vor zunehmende Probleme stellte. Zusammen recherchierten beide nach einem passenden Tool, doch die Suche erwies sich als nicht so einfach: Es war unmöglich, das Zusammenspiel von mobiler Datenerfassung auch offline auf Baustellen mit späterer Synchronisierung und den entsprechenden Verwaltungsfunktionen zu finden, die die Bedürfnisse des Handwerks abdecken.
Maurer arbeitete mit seinem Unternehmen n-tree bereits mit der Mobile Function GmbH aus Villingen-Schwenningen zusammen und kannte deren Portfolio auf Basis der Plattform ENGINE4. Damit lassen sich Auftragsabwicklung und Außendienstdokumentation vollständig abdecken. Weil die Lösung für seinen Bruder funktionierte, entschied sich Maurer dafür, sie als Geschäftsmodell anderen Handwerkern anzubieten und gründete KMUNDO. Passgenaue Lösungspakete wurden für unterschiedliche Kundengruppen zusammengestellt und an die notwendigen Geschäftsprozesse im Handwerk individuell angepasst.
Anforderungen an eine Lösung für das Handwerk
Handwerker und Lohnunternehmer arbeiten den ganzen Tag auf Baustellen bzw. beim Kunden und müssen dann abends noch ins Büro, um die Abrechnungen und Verwaltungsaufgaben zu erledigen. Hinzu kommt, dass vor Ort beim Kunden Posten im Eifer des Gefechts nicht erfasst und damit nicht verrechnet werden – hier entgeht den Betrieben bares Geld. Die Dokumentation der Leistungen erfolgt zudem oft noch mit Papier und auch, wenn digitale Tools zur Verfügung stehen, ist die Datenerfassung nicht immer ohne Weiteres möglich, da zum Beispiel in Kellern oder auf Baustellen nicht per se Internet zur Verfügung steht. Entsprechend bringt auch ein Tool auf dem heimischen PC wenig, wenn der Handwerker abends die Notizen aus einer Smartphone-App händisch übertragen muss.
Egal, ob Zimmermann, Kaminfeger, Dachdecker oder Lohnunternehmer und damit unabhängig davon, ob sie selbst ausrücken oder Baumaschinen und Werkzeuge vermieten: Zentral ist für die Branche die Möglichkeit, auf der Baustelle verbrauchte Materialien und Zeiten zu erfassen. Zudem sollen Angebote einfach zu schreiben sein und einen professionellen Eindruck machen. Und nicht zuletzt muss eine digitale Lösung einfach zu bedienen sein.
Die gesamte Prozesskette wird abgebildet
Das Angebot von KMUNDO vereint nun Tools für die Datenpflege im Innendienst und eine App für den Außendienst. Im ersten Schritt können Angebote über Vorlagen und hinterlegte Informationen wie Listenpreise, Steuersätze oder Kilometergeld professionell und kundenspezifisch erstellt werden. Wichtig ist es hier, dass die gleichen Beschreibungen oder Artikel mit ihren Preisen hinterlegt sind, um Angebote schnell erstellen zu können, statt mühsam alle Einzelposten zusammensuchen zu müssen.
Erhält der Betrieb den Zuschlag, kann das Angebot als Auftrag übernommen werden. Mit der App können die Handwerker vor Ort beim Kunden ihre Leistungen wie Arbeitszeit, Anfahrt oder Materialverbrauch zeitnah unter dem richtigen Auftrag erfassen – auch offline. Sobald wieder Internet verfügbar ist, synchronisiert sich die App automatisch mit der Cloud, die Daten werden mit Zeitstempel abgeglichen. Auch der Innendienst kann auf mobil erfasste Daten zugreifen und zum Beispiel eine zeitnahe Kostenverfolgung erstellen. Durch die webbasierte Cloudlösung sind alle Daten jederzeit und von überall abrufbar – der Innendienst muss dafür nicht im Büro sein, sondern kann sich von einem beliebigen Rechner über den Browser einloggen. Leistungen, Lieferungen und Aufwand werden über Einträge von Mitarbeitern im Einsatz mittels der App dokumentiert. Der Kunde unterschreibt elektronisch. Der digitale Tätigkeitsnachweis wird dem Kunden automatisch per E-Mail zugesandt. Alle erfassten Leistungen werden dann im Rechnungsmodul weiterverarbeitet. Nach dem Auftragsabschluss kann hier eine exakte Rechnung generiert und der Zahlungsvorgang moderiert werden.
Aufs Wesentliche konzentrieren
App und System sind selbsterklärend und einfach in der Benutzung auch ohne EDV-Kenntnisse. Nach dem Download und dem Login kann die Arbeit direkt beginnen. Wenn die Mitarbeiter ihre Zeit selbst erfassen, gestaltet sich die Abrechnung mit wenigen Klicks deutlich leichter und spart Zeit: Gerade die Synchronisierungsfunktion der App hat sich in der Praxis als echter Mehrwert herausgestellt. Zudem profitieren die Kunden von der professionellen Außendarstellung, die das Tool mit durchgängigen Prozessen, einheitlichen Templates und einer straffen Struktur ermöglicht: Die Daten werden einmal erfasst und sind dann leicht im System wiederzufinden. Eine Zettelwirtschaft ist nicht mehr notwendig und die Handwerker können sich voll auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren.
Abhängig von den Betrieben – seien es ein Zimmermann oder ein Kaminfeger – kann das Tool von KMUNDO angepasst werden: Manche Betriebe benötigen zum Beispiel spezifische Artikellisten oder decken größere Ausschreibungen ab, während für andere weniger umfangreiche Kataloge ausreichen. KMUNDO wird derzeit bereits von etwa 15 Handwerkern genutzt. Ziel ist es nun, den Kundenstamm auszuweiten.
Zukunft
Maurer ist sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit mit Mobile Function. Gemeinsam werden nun neue Features eingebaut, das Angebot kann mit den Kundenprojekten wachsen und wird kontinuierlich erweitert. Wünsche für neue Funktionen werden gesammelt und in Updates gebündelt zur Verfügung gestellt.
„Ich kontaktiere Mobile Function mit einer Projektidee und sie wird evaluiert. Es ist faszinierend zu sehen, wie schnell eine Lösung aufgebaut werden kann,“ so Maurer. Neben der schnellen Time To Market ist die SaaS-Lösung einfach zu skalieren und der Weitervertrieb ohne Weiteres möglich.
Fazit
Handwerker können mit der cloudbasierten Desktop-Lösung und App ihre gesamte Prozesskette digital abbilden: von der Angebotsstellung über die Auftragsverwaltung und Leistungserfassung bis hin zur Abrechnung. Der Aufwand für die Verwaltungsaufgaben wird minimiert, der Auftritt beim Kunden professionalisiert. Damit hat das Handwerk mehr Zeit für das Wesentliche.