Effiziente Ressourcenplanung mit Workforce Management

Die Begriffe "Workforce Management" und "Field Service Management" werden in der Praxis häufig verwechselt und als Synonym verwendet. Der folgende Artikel gibt einen Überblick über beide Themengebiete und hilft Ihnen bei der genauen Einordnung der beiden Begrifflichkeiten.

Workforce Management Software mit Field Service App

1. Was bedeutet Workforce Management?

Der Begriff Workforce Management (WFM) findet in Unternehmen immer häufiger Verwendung. Im Gegensatz zur früher geläufigen Personaleinsatzplanung, umfasst das WFM aber die Organisation aller mobiler Ressourcen des Unternehmens, also neben den Mitarbeitern auch Maschinen, Fahrzeuge etc. Der Fokus liegt dabei darauf, das Arbeitsaufkommen effizient zu managen. Das heißt, interne Prozesse und Teams so zu koordinieren, dass die richtige Ressource zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.

Durch die Flexibilität, die durch WFM entsteht, können Unternehmen schnell auf Schwankungen in sehr volatilen Märkten reagieren. Bisher verwendete starre Prozesse können keine Lösungen für die fortschreitende Digitalisierung, Fachkräftemangel und schwankende Auftragslagen bieten.

 

2. Die Entwicklung von Workforce Management

Die Geschichte des WFM begann in den 1980er Jahren, als Unternehmen die Prozesse der Warenwirtschaft, Produktionsplanung und Supply Chain Management optimieren wollten. Weil der Kostendruck immer weiter zunimmt, gehören seit einigen Jahren auch Personalfragen zum WFM. Vor allem personalintensive Branchen nutzen Workforce Management Systeme als wichtiges strategisches Element der Unternehmensführung.

 

3. Was sind die Vorteile von Workforce Management?

Ist das WFM erfolgreich implementiert, bietet es viele Vorteile:

  • effektive und bedarfsoptimierte Kapazitätsplanung
  • Back-Office-Aufwand wird auf ein Minimum reduziert
  • bessere Teamorganisation für zufriedene Mitarbeiter
  • reduziert Risiken bei Entscheidungsprozessen
  • flexible Gestaltung der Arbeitszeit
  • punktgenaue Einsatzplanung senkt Lohnkosten

 

4. Was leistet eine Workforce Management Software?

Um das Arbeitsaufkommen effizient zu managen und Ressourcen optimal einzusetzen brauchen Führungskräfte digitale Unterstützung. Spezialisierte Programme wie eine Workforce Management Software schaffen eine hohe Datentransparenz für alle Beteiligten. So kann permanent in Echtzeit geplant werden und auch kurzfristige Änderungen sind schnell möglich.

 

5. Field Service Management: ein Teilgebiet von Workforce Management

Field Service Management ist ein Teilgebiet des WFM und wird eingesetzt, um den Außendienst zu steuern. Gerade im Servicebereich gehören eine effiziente Einsatz- und Tourenplanung sowie das Erstellen von Serviceberichten zu den ständigen Herausforderungen für Führungskräfte und Mitarbeiter. Weil die Techniker außerhalb der Firma unterwegs sind, kommt es zudem häufig zu Kommunikationsschwierigkeiten.

Durch Workforce Management Tools mit mobiler Anbindung sind Außendienstmitarbeiter optimal ausgerüstet. Sie können beim Kunden vor Ort über eine App in Echtzeit alle wichtigen Informationen über ihren Auftrag abrufen. Gleichzeitig werden ihre Berichte und Angaben automatisch ins Backoffice übertragen. Der Servicemanager kann dank der Software seine Ressourcen so einteilen, dass er Qualifikation, Auslastung und Material mit in seine Entscheidungen einfließen lassen kann. So ermöglicht die Workforce Management Software das Überwachen, Steuern und Automatisieren der Serviceprozesse. Mitarbeiter in Innen- und Außendienst arbeiten dadurch effizient und nahtlos zusammen.

 

Fazit

Durch Workforce Management können Prozesse der Kapazitäts- und Personalplanung optimiert werden. Dabei werden Mitarbeiter als wertvolle Ressource betrachtet, die gemäß ihren Qualifikationen bestmöglich eingesetzt werden.

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