Mit der passenden Software lässt sich die Steuerung von Servicetechnikern im Außendienst deutlich vereinfachen. Tools zur automatischen Einsatz- und Tourenplanung steigern sowohl die Auslastung als auch den Automatisierungsgrad im technischen Service. Reaktionszeiten werden verkürzt, Reisekosten eingespart.
Wer kann heute zehn Energiezähler tauschen? Welcher Monteur ist gerade in der Nähe eines Notfalls bei einem Personenaufzug? Hat der Servicetechniker das richtige Werkzeug und alle Ersatzteile dabei, um seinen Auftrag zu erledigen? Fragen über Fragen vor denen Servicemanager, die Techniker für externe Einsätze einteilen, täglich stehen.
Dabei sind so viel Aufwand und Kopfzerbrechen gar nicht mehr nötig, denn mittlerweile gibt es Tools für eine automatische Einsatz- und Tourenplanung für Servicetechniker und Monteure.
Was ist automatische Einsatz- und Tourenplanung?
Servicemanager stehen täglich vor vielen Herausforderungen. Die Arbeit muss so auf die Techniker verteilt werden, dass alle produktiv ausgelastet werden. Gleichzeitig geht es darum, Fahrtkosten zu reduzieren. Um den Kundenservice zu verbessern und Ausfallzeiten zu minimieren, muss gleichzeitig die Reaktionszeit für den Einsatz so kurz wie möglich sein. Bei der Planung spielen außerdem die Qualifizierung eine Rolle sowie, ob der Monteur alle Ersatzteile dabeihat, um Folgeeinsätze zu vermeiden.
Statt einer manuellen Einsatzplanung mit vielen Faktoren können Unternehmen eine Software-Lösung implementieren, die Fahrzeiten und Reaktionszeiten durch automatisch berechnete Touren minimiert. Hinterlegte Standardalgorithmen nehmen dem Verantwortlichen die Entscheidungen ab und sorgen dafür, dass alle Serviceaufträge automatisch an die verfügbaren Techniker verteilt werden. Das System berücksichtigt dabei neben den Fahrzeiten auch die erforderlichen Qualifikationen, regionale und organisatorische Zuständigkeiten sowie individuelle Arbeitszeitmodelle. Für eine optimale Entscheidungsfindung ist es wichtig, dass die Algorithmen so eingerichtet und feinjustiert werden können, dass sie das individuelle Regelwerk jedes Unternehmens berücksichtigen.
Wie kann die Arbeit der Service-Hotline optimiert werden?
Mitarbeiter der Servicehotline müssen im Dialog mit dem Kunden sofort eine Lösung finden. Auch hier stehen sie jeden Tag vor der Entscheidung, eine ideale Kombination aus geeigneten Servicetechnikern und verfügbaren Terminen anzubieten. Das Tool für die automatische Tourenplanung kann auch hier optimal unterstützen. Es berücksichtigt Fahrzeiten und optimale Touren und macht automatisch Terminvorschläge für Disponenten und die Service-Hotline. Diese müssen dann nur noch mit einem Mausklick den gewünschten Einsatztermin übernehmen. So wird der Serviceauftrag direkt im Gespräch mit dem Kunden eingeplant und anschließend automatisch in die mobile App des Servicetechnikers übertragen.
Können auch dringende Störungen und Notfalleinsätze automatisch geplant werden?
Bei einem Notfall oder einer dringenden Störung zählt vor allem eines: So schnell wie möglich vor Ort zu sein. Anstatt als Mitarbeiter der Servicehotline oder als Disponent hektisch zu suchen, welcher Techniker verfügbar ist, kann eine Software für automatische Tourenplanung vorschlagen, welcher Notdiensttechniker gerade in der Nähe ist. Dank Echtzeitinformationen aus dem Außendienst ist erkennbar, an welchem Serviceauftrag jeder Servicetechniker gerade arbeitet und wie lange die Anfahrt des Mitarbeiters von seinem aktuellen Aufenthaltsort zur dringenden Störung dauern würde. So sind kürzeste Reaktionszeiten garantiert.
Fazit
Durch automatische Einsatz- und Tourenplanung wird die Arbeit der Serviceabteilung deutlich effizienter. Eine Software berücksichtigt wichtige Faktoren wie Fachwissen der Techniker, optimale Route oder Arbeitsauslastung jedes Einzelnen und verteilt alle Serviceaufträge automatisch. So entfällt nicht nur der manuelle Planungsaufwand gänzlich, auch die Arbeitsauslastung der Servicemannschaft wird optimiert. Reisezeiten und Fahrtkosten reduzieren sich durch automatische Routenoptimierung deutlich.
