Motoren-Spezialist löst Individual-Software ab: Field-Service-Management mit zukunftsweisender Low-Code-Lösung
Ein professioneller Servicepartner für Motoren, Getriebe und Achsen nutzt eine cloudbasierte Field-Service-Management Software für seine Disposition, den Kundendienst und den mobilen Service. Diese löste das alte Tool ab, für welches es keinen Support und keine Anpassungs- oder Erweiterungsmöglichkeiten mehr gab. Mit der neuen und modernen Software digitalisiert der Motoren-Spezialist Schritt für Schritt seine Abläufe und profitiert von mehr Transparenz und schnelleren Prozessen – intern und beim Kunden.
Die Viertel Motoren GmbH ist ein inhabergeführtes Unternehmen mit rund 160 Mitarbeitern an drei Standorten in Nürnberg, Stuttgart und Leipzig. Der Dienstleister für Erstausrüster, Händler und Betreiber übernimmt die Instandsetzung, Überholung und Wartung von Motoren, Getrieben und Achsen sowie von Elektrotechnik, die unter anderem in dieselbetriebenen Industrieanlagen, Bau- und Landmaschinen, Stromerzeugern oder Schiffen zum Einsatz kommen. Viertel Motoren ist Servicepartner zahlreicher Hersteller.
Außendienstdisposition mit Software
Die Planung des mobilen Services erfolgte früher mit einer Pinnwand und Post-its und wurde später auf eine Individualsoftware übertragen. Seit fünf Jahren nutzt das Unternehmen die Field Service Management Software ENGINE4.SERVICE der mobile function GmbH aus Villingen-Schwenningen für seinen Kundendienst. Damit werden administrative Tätigkeiten, der mobile Service unterwegs beim Kunden sowie die Organisation der Instandsetzungsaufgaben in der Fertigung abgebildet.
ENGINE4.SERVICE, das auf der Low-Code-Plattform ENGINE4 basiert, hatte das Vorgängersystem abgelöst, für das der Support abgelaufen war – Viertel Motoren schaute sich auf dem Markt nach einer geeigneten Nachfolger-Software um und sondierte die Möglichkeiten. „ENGINE4.SERVICE bietet bereits in vorkonfiguriertem Umfang genau das, was wir mit der alten Lösung für uns haben zeit- und kostenintensiv bauen lassen,“ schildert Silke Weber, Bereichsleiterin Kundendienst und mobiler Service bei Viertel Motoren. Da für das Vorgängertool ein Auswahlverfahren stattgefunden hatte, waren die Anforderungen bereits definiert. Das neue Tool sollte entsprechend die Funktionen des Vorgängersystems abbilden können und flexibel in den Erweiterungsmöglichkeiten sein. Wichtig war Viertel Motoren auch, dass es mit dem ERP kommuniziert und Aufträge gespiegelt werden können. Der Kalender sollte es erlauben, weit in die Zukunft zu planen und Aufträge auf mehrere Mitarbeiter verteilt werden können. Informationen sollten im Auftrag mitübergeben werden und auch die Arbeitszeiterfassung sollte möglich sein. Weber: „Wir mussten nicht lange überlegen, was wir wollen. ENGINE4.SERVICE hat am besten gepasst.“
Implementierung und Schulung
Viertel Motoren wickelt die Disposition von Fertigung und mobilem Service sowie die Urlaubsplanung des gesamten Betriebs über ENGINE4.SERVICE ab. Bei der Implementierung der Software musste nicht viel angepasst werden. Der Übergang verlief reibungslos, da die Grundstruktur bereits gelegt war. Das Team wurde intern im Umgang mit ENGINE4.SERVICE geschult. Auch hier gab es keine Probleme, da die Mitarbeiter bereits daran gewöhnt waren, mit einer App zu arbeiten.
Über die Einsatzplanung, die Fertigung und den mobilen Service arbeiten rund 90 Mitarbeiter mit der Software; die gesamte Belegschaft nutzt es für die Urlaubsplanung. „Die Funktionen der Urlaubsplanung sind sehr praktisch. Es lässt sich gut nachvollziehen, wann ein Antrag gestellt und wann er freigegeben wurde. Die Übersichtlichkeit ist sehr gut,“ schildert Weber.
Funktionen und Vorteile
Die Disposition des mobilen Services der kompletten Firma kann mit ENGINE4.SERVICE über alle Niederlassungen hinweg erfolgen. Die Mitarbeiter können alle Servicetechniker sehen und eine Filterung nach Abteilung ist möglich – wenn die eigene ausgelastet ist, hat eine andere vielleicht noch Kapazitäten. Aufträge können abhängig von Niederlassungen und Kundennähe vergeben und damit Fahrtwege optimiert werden. Das Team erhält die Aufträge über die App. Seine Auslastung ist transparent geworden.
Auch in der Fertigung hat sich die Transparenz verbessert: Hier wird deutlich, welche Motoren gerade produziert werden und was bearbeitet wird – etwa Zylinderkopf oder Montage. Aufträge können auf mehrere Mitarbeiter verteilt werden. Der Vorteil liegt vor allem in der Übersicht, die der Teamleiter gewinnt. Die Zuweisung der Aufträge erfolgt noch über den Teamleiter bzw. den Vormann des Arbeitsbereichs über Karten. Das Hybridsystem soll digitalisiert werden und die Mitarbeiter ihre Aufgaben über die App erhalten.
Im mobilen Service wird künftig der Einsatzbericht mobil und digital ebenfalls über die App erfolgen. Die digitalen Einsatzberichte haben den Vorteil, dass sie zeitnah beim Sachbearbeiter vorliegen und nicht mehr verloren gehen können. Es erfolgt ein Abgleich mit dem Dokumentenmanagementsystem. Auch Rechnungen können schneller geschrieben werden und das Teilehandling mit digitalen Ausgabe- und Rückgabescheinen wird einfacher. Darüber werden auch die verbauten Ersatzteile dokumentiert. Die Kollegen im Innendienst müssen weniger manuelle Eingaben erledigen, da Daten zu Ersatzteilen, Fahrzeugen, Geräten und Anlagen automatisch aus den Stammdaten übertragen werden können. Damit steigt die Genauigkeit. Auch das Abnahmeprotokoll für den Kunden kann digital – auf Wunsch aber auch weiterhin auf Papier – erfolgen. „Wir sind sehr zufrieden,“ fasst Weber zusammen. Das gilt auch für den Support von mobile function, den Viertel Motoren regelmäßig für Erweiterungswünsche nutzt: „Die Zusammenarbeit ist unkompliziert und wir schätzen sie sehr. mobile function arbeitet sehr lösungsorientiert,“ sagt IT-Administrator Philipp Lampert.
Ausblick
Aktuell wird mit der Zeitwirtschaft eine weitere Funktion in die individuelle Lösung implementiert. Das Ziel: Zeitwirtschaft und Disposition besser zu verzahnen und das Zusammenspiel zu verbessern. Das alte Tool ist hier sehr starr, ENGINE4.SERVICE dagegen offen und flexibel.
Fazit
Der Dienstleister für die Reparatur, Wartung und Komplettinstandsetzung von Motoren, Getrieben und Achsen hat mit der cloudbasierten Lösung seinen Kundendienst und den mobilen Service digitalisiert. Weitere Funktionen kommen schrittweise hinzu, um die Transparenz zu verbessern und Abläufe zu optimieren.
Veröffentlichte Berichte in den Medien
Field-Service-Management beim Motoren-Spezialisten optimiert
Quelle: www.ingenieur.de/fachmedien/vdi-z